「請求管理代行」とは、「お客様に代わって、請求書を取引先に発行する(=請求管理)」ことをいいます。

請求の締め

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取引先ごとの請求内容を確定させることです。取引先ごとの請求内容を確定させることが目的のため、毎月固定の日に行うことが一般的です。

また、サービスや商品によっては「完了」の定義が曖昧になる場合があります。取引先と「完了」の基準を共有・明確化し、食い違いが起きないようにする必要があります。

請求書の発行

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請求の締めを行った後、取引の内容を記載し、内容に誤りがないかを確認するために請求書を作成・発行します。

請求書を作成・発行する時のポイントは以下があげられます。

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通し番号を付ける

作成・送付後に問い合わせがあったとき、対応や管理が平易になります。

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請求書の仕様を統一しよう

取引先によって、商品・サービスや締め日が異なります。また、担当者・商品ごとに請求書を求められることがあります。取引先からの様々な要望に素早く応えるためにも請求書の仕様を統一しておきましょう。

また、記載内容に誤りがあった場合に請求書の再発行を行う場合があります。再発行がされた際には、同じ内容が複数枚存在していることを明示する必要があります。

請求書の送付

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発行した請求書は、責任者の確認後、取引先に送付します。送付方法は主にデータ送付、郵送の二つの選択肢があります。郵送の際には郵送方法に注意しましょう。請求書は重要書類です。一般書留・簡易書留・レターパックプラス等対面配達や追跡・補償があるサービスで送ることをおすすめします。また、データで送付する際には、事前に取引先に送付先のメールアドレスを確認しておく、原本の郵送が必要かどうかなどの確認が必要です。

入金管理

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作成・送付した請求書に記載した銀行口座を確認し、実際に入金されているかを確認します。取引先名や金額が異なる際には取引先への確認が必要です。

また、支払期日当日に支払いを行う取引先が殆どですが、支払期日よりも早く支払いをする取引先もあります。

そのため、こまめに入金を管理する必要があります。

入金リストの消込

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取引先から入金を確認した後、情報を消し込みます。消し込みとは、入金予定期日と入金されるべき金額とを、実際の入金と見比べ、入金が確認できたものにチェックを行っていく作業のことです。支払期日までに入金が確認できていない取引先には確認を行う必要があります。事前に取引先ごとに支払期日と金額が記載しているリストを整理・作成しておくと効率良く作業をすることができます。